Personvern

EUs personvernforordning ble norsk lov i 2018. Det nye personvernregelverket gjelder for alle som behandler personopplysninger, og setter krav til håndtering av personopplysninger. Viken terapi ved Trond Grem Wold (org. nr: 920683916 ) er behandlingsansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger for:

  • Viken terapi Trond Grem Wold
  • Viken terapi Hildegunn Hoff Sagli
  • Nettsiden vikenterapi.no
  • Administrative støttesystemer
  • Tekniske underleverandører

Har du spørsmål om personvern hos Viken terapi kan du ta kontakt med trond@vikenterapi.no.

Begrepsavklaringer:

Begrepsavklaringen under er ment å støtte den forståelse og bruk som Viken terapi har og benytter i kommunikasjon med klienter, samarbeidspartnere og publikum generelt.

  • Behandlingsavtale – En kontrakt mellom klient og terapeut som inneholder personopplysninger og beskriver formelle rammer for terapi
  • Journalpost eller prosessnotat – Fenomenologiske beskrivelser av den terapeutiske prosessen, knyttet til enkelttime
  • Arbeidsnotat – Notater knyttet til yrkesutøvelsen og faget. Klienters navn eller andre personopplysninger brukes ikke i arbeidsnotater
  • Journal – En samling av registrerte opplysninger om en klient i forbindelse med terapi, altså en samling av journalposter/prosessnotater over tid
  • Attest – Bekreftelse om forhold knyttet til klient
  • Epikrise – Oppsummering av forløp knyttet til gitt klient, utformet på klientens oppfordring og med tillatelse, ment for helsepersonell
  • Uttalelse – En vurdering av forhold vedrørende en gitt klient, for eksempel i forbindelse med søknad til NAV eller barnevernet
Eksempler på behandlingsaktiviteter:
  • Registrere nye klienter, herunder avtale om behandling
  • Fakturere og sende ut kvittering/faktura
  • Lagre i journal (journalposter/prosessnotater)
  • Mottak av skjema/forespørsel fra nettsidene
  • Utforming av attester, epikriser, uttalelser
Om innhold i et prosessnotat/journalpost:
  • Tidspunkt for konsultasjon
  • Fenomener i den terapeutiske prosessen og beskrivelser av terapeutens intervensjoner
  • Nedtegnelse av informasjon fra klienten og om hendelser utenfor terapirommet som det vurderes som viktig å dokumentere
  • Evt bruk av gestaltterapeutisk diagnoseskjema
Personopplysninger som behandles/lagres:
  • Alminnelige personopplysninger som navn og fødselsdato
  • Kontaktdetaljer som e-post, telefonnummer og adresse
  • Terapeutens nedtegnelser fra klienttime (journalpost/prosessnotat)
  • Innsendt forespørsel eller kommentar fra nettside
Enkeltpersoner (klienter) kan til enhver tid:
  • Få innsyn i og kopi av sine personopplysninger på maskinlesbart elektronisk format (normalt som Excel-fil) – normalt innenfor 7 virkedager
  • Endre sine personopplysninger på direkte oppfordring
  • Be om sletting av sine personopplysninger
  • Avslutte klientforholdet
Lagringstid:

Viken terapi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle behandlingsformålet. Lovbestemte regler, for eksempel knyttet til lagring for regnskapsmessige formål og andre rettslige forpliktelser kan gjøre det nødvendig å lagre personopplysninger i lengre tid. Fortsatt lagring kan også skje når det er nødvendig for å ivareta Viken terapi sine berettigede interesser, som for eksempel å gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Lagring og makulering:

Viken terapi plikter å hindre uvedkommende innsyn i dokumentasjon. Viken terapi bruker i all vesentlighet elektroniske systemer for behandling og lagring, og disse systemene er belagt med flere lag sikkerhet. Det henvises her til informasjon om systemer/leverandører under.

I de tilfeller det lagres personopplysninger på papir, oppbevares dette på sikker måte, nedlåst og beskyttet mot ødeleggelse. Klientinformasjon og journalposter/prosessnotater oppbevares separat, både i fysisk og elektronisk forstand.

Personopplysninger oppbevares i lengre tid enn det som er nødvendig ut fra formålet med oppbevaringen. Det betyr at opplysningene slettes ved avsluttet terapi. Om det er tungtveiende grunner for videre oppbevaring, og det finnes hjemmel for dette, for eksempel for å møte en klage eller et rettskrav, kan opplysningene lagres videre.

Dokumentasjon angående bokføring/økonomi/fakturering lagres i 5 år, også om klienten krever sletting.

Informasjon makuleres på forsvarlig vis. Papirdokumenter ved brenning eller i makuleringsmaskin, elektroniske data ved forsvarlig sletting av filer og mapper.

Informasjonssikkerhet:

Beskyttelse av personopplysninger er av stor betydning for Viken terapi, og det sørges til enhver tid for at personopplysninger er beskyttet mot utilsiktet endring, sletting eller utlevering til uautoriserte parter.

Overføring av personopplysninger:

Viken terapi utleverer ikke personopplysninger til andre databehandlere. Imidlertid vil bruk av skjemaer på nettsiden vikenterapi.no medføre at opplysninger transporteres gjennom tjenester og nettverk utenfor Viken terapi sine systemer – og inn. Eventuell utlevering av personopplysninger til myndigheter forekommer kun i henhold til lov og gjeldende regelverk. Annen utlevering skjer kun etter skriftlig instruks og samtykke fra den registrerte.

Databehandlere:

Viken terapi bruker følgende databehandlere:

  • Loopia  for e-posttjenester. domeneforvaltning og hosting
  • Skjemaløsning på nettsiden gjennom GrandWP Forms
  • WordPress for innholdsadministrasjon på nettsiden
  • Microsoft Office 365 til kontorstøtte og elektronisk arkiv
  • Trond Grem Wold for tilpasninger til nettside og konfigurasjon i Microsoft Office 365, WordPress, Soundcloud, Generate Press, GrandWP Forms og annet
  • Lagring av Podcast-filer hos Soundcloud.com
Taushetsplikt:

Viken terapi forholder seg til Etiske prinsipper for gestaltterapeuter tilsluttet NGF. Taushetsplikten gjelder også ved skriftlig dokumentasjon. Klienten har råderett over informasjon om seg selv. Kun de klienten selv gir rett til innsyn, skal ha tilgang til informasjonen. Unntaket er der det er lovpålagt å bryte taushet, se:

  • Lov om straff § 196 – Omhandler bl.a. plikten til å avverge overgrep mot barn, vold og materiell ødeleggelse.
  • Lov om helsepersonell kapittel 5, 6 og 7 – Gjelder gestaltterapeuter som også er helsepersonell.
Klagerett:

Dersom du mener at Viken terapi sin behandling av personopplysninger er i strid med relevante personvernbestemmelser har du rett til å sende inn en klage til Viken terapi direkte, Datatilsynet eller annen relevant tilsynsmyndighet. Klage til Viken terapi kan sendes per e-post til trond@vikenterapi.no

Annen relevant informasjon:

Lov om alternativ behandling
Lov om helsepersonell m.v.
Lov om straff
Hjemmesiden til Datatilsynet
Informasjon fra NGI
Informasjon fra NGFO
Informasjon om GDPR